이메일 분류 및 답변 초안
수신 이메일을 문의·견적·불만·채용 등으로 자동 분류하고 담당자용 답변 초안을 만들어 줍니다.
이런 기업에 필요합니다
- 대표메일로 문의가 몰리는 기업
- 메일 담당자가 한 명에게 집중된 기업
- 답변 지연으로 고객 불만이 발생하는 기업
- 담당자마다 답변 품질과 말투가 다른 기업
- 견적·불만 메일이 누락되어 놓친 경험이 있는 기업
기존 업무방식
- 1
대표메일 확인
담당자가 수시로 받은편지함을 열어 새 메일을 확인
- 2
내용 읽고 유형 판단
문의인지 견적인지 불만인지 본문을 직접 읽고 판단
- 3
담당 부서로 전달
메일을 전달하거나 메신저로 내용을 복사해 공유
- 4
답변 작성
과거 메일을 찾아보며 답변을 처음부터 작성
- 5
발송 및 기록
답변 후 필요하면 별도 엑셀에 처리 내역을 기록
- 현재 사용 도구
- 회사 대표메일 계정, 아웃룩·지메일, 메신저 전달
- 업무 담당자
- 대표메일 관리 담당자(영업지원 또는 총무)
- 평균 처리시간
- 메일 1건 확인·전달·답변에 10~30분
- 월간 처리건수
- 대표메일 기준 하루 20~100건
기존 방식의 문제점
- 받은편지함을 계속 들여다봐야 해서 다른 업무에 집중하기 어려움
- 메일이 많은 날에는 중요한 견적·불만 메일이 뒤로 밀림
- 누구에게 전달해야 할지 애매한 메일에서 처리가 멈춤
- 비슷한 문의에 매번 답변을 처음부터 작성
- 담당자에 따라 답변 말투와 안내 내용이 달라짐
- 언제 누가 답변했는지 이력이 남지 않아 재문의 시 확인 불가
자동화 업무흐름
메일 자동 수집
대표메일 계정에 새 메일이 도착하면 시스템이 자동으로 가져옴
유형 자동 분류
문의·견적·불만·채용·스팸 등으로 AI가 분류하고 긴급도 표시
담당자 자동 지정
유형별 담당 규칙에 따라 처리 담당자를 지정하고 알림
답변 초안 생성
메일 내용과 사내 답변 자료를 바탕으로 답변 초안 작성
담당자 검토·수정
초안을 화면에서 확인하고 필요한 부분만 고쳐 확정
답변 발송·이력 저장
확정된 답변을 발송하고 처리 이력을 자동 기록
- 입력 데이터
- 수신 이메일 본문·제목·첨부파일 정보, 담당자 배정 규칙, 사내 표준 답변 자료
- 출력 결과
- 유형·긴급도가 표시된 메일 목록, 담당자별 처리함, 답변 초안, 처리 이력
시스템 주요기능
기대효과
정량효과
메일 확인 시간 단축
받은편지함을 훑어보던 작업이 분류된 목록 확인으로 축소
첫 응답 시간 단축
초안이 준비된 상태로 시작해 답변까지 걸리는 시간 감소
메일 누락 감소
미처리 알림으로 답변이 빠지는 메일 방지
정성효과
답변 품질 표준화
담당자가 바뀌어도 동일한 말투와 안내 내용 유지
담당자 부담 분산
한 사람에게 몰리던 메일 확인 업무를 규칙으로 자동 분산
고객 신뢰 향상
빠르고 일관된 응답으로 문의 단계부터 신뢰 확보
구축 구성과 개발방식
기본형 구축범위
대표메일 자동 수집 유형·긴급도 자동 분류 담당자 배정 규칙 설정 AI 답변 초안 생성 및 검토·발송 처리 이력 조회
확장형 구축범위
부서별 다중 메일 계정 연동 답변 템플릿 라이브러리 관리 미처리 메일 에스컬레이션 규칙 CRM·고객문의 시스템 연동 메일 처리 현황 대시보드
- 개발 기술:
- Next.js, Supabase, Claude API
- 외부 연동:
- Gmail·Outlook 메일 API, 사내 메신저 알림(선택)
유사 사례
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