공문 작성·관리 시스템
수신처와 주요 내용을 입력하면 회사 표준양식에 맞는 공문을 만들고 발송 이력까지 남깁니다.
이런 기업에 필요합니다
- 관공서·거래처와 공문을 자주 주고받는 기업
- 공문 양식과 문서번호를 수기로 관리하는 기업
- 작성자마다 문체와 형식이 다른 기업
- 발송한 공문을 다시 찾기 어려운 기업
- 입찰·인허가 관련 문서 제출이 잦은 기업
기존 업무방식
- 1
기존 공문 파일 찾기
비슷한 목적의 공문을 공유폴더에서 검색해 복사
- 2
문서번호 채번
엑셀 대장을 열어 다음 번호를 확인하고 수기로 기록
- 3
본문 작성
수신처와 제목, 협조 요청 내용을 격식에 맞춰 직접 작성
- 4
결재·날인
상급자 확인 후 직인을 받아 최종본 완성
- 5
발송·보관
이메일·팩스·우편으로 보내고 사본을 폴더에 저장
- 현재 사용 도구
- 한글 공문 양식 파일, 엑셀 문서번호 대장, 이메일·팩스
- 업무 담당자
- 총무·경영지원 담당자 또는 부서별 작성자
- 평균 처리시간
- 1건당 30분~2시간
- 월간 처리건수
- 월 10~60건
기존 방식의 문제점
- 공문 특유의 격식과 문체를 매번 고민하며 작성
- 문서번호를 중복 채번하거나 대장 기록이 누락됨
- 작성자에 따라 양식과 표현 수준이 달라 회사 이미지에 영향
- 이전 수신처 이름이나 날짜가 남은 채 발송되는 사고
- 언제 어디로 무엇을 보냈는지 확인하려면 폴더를 뒤져야 함
자동화 업무흐름
공문 종류 선택
협조 요청, 통보, 회신, 제출 등 목적에 맞는 유형 선택
수신처·기본정보 입력
수신 기관, 담당자, 제목, 시행일 입력
주요 내용 입력
전달할 핵심 내용을 편한 말로 몇 줄 입력
AI 본문 생성
공문 격식에 맞는 문체로 본문과 붙임 안내를 자동 작성
문서번호 자동 채번
부서·연도 규칙에 따라 문서번호를 자동 부여
검토·확정
상급자 확인 후 확정하고 PDF로 출력
발송 이력 기록
수신처, 발송일, 방법을 이력으로 저장
- 입력 데이터
- 공문 유형, 수신처 정보, 제목과 주요 내용, 붙임 목록, 문서번호 규칙
- 출력 결과
- 회사 표준양식 공문(PDF), 문서번호 대장, 발송 이력
시스템 주요기능
기대효과
정량효과
공문 작성시간 단축
격식 문체 고민과 양식 손질을 내용 입력 수준으로 축소
문서번호 오류 제거
자동 채번으로 중복·누락 없이 대장 관리
공문 조회시간 단축
발송 이력 검색으로 과거 공문을 즉시 확인
정성효과
대외 문서 품질 통일
누가 작성해도 동일한 형식과 문체 유지
작성 부담 해소
공문 작성에 익숙하지 않은 직원도 바로 처리 가능
대외 대응 이력 확보
감사·분쟁 시 발송 근거를 즉시 제시
구축 구성과 개발방식
기본형 구축범위
공문 유형별 템플릿 관리 주요 내용 입력 기반 AI 본문 생성 문서번호 자동 채번 PDF 공문 출력 발송 이력 목록과 검색
확장형 구축범위
전자결재 시스템 연동 직인 이미지 자동 삽입과 권한 관리 수신처 그룹 일괄 발송 회신 문서 연결 관리 관공서 제출 양식별 서식 추가
- 개발 기술:
- Next.js, Supabase, Claude API
- 외부 연동:
- PDF 생성 라이브러리, 이메일 발송, 사내 전자결재(선택)
유사 사례
이 업무자동화, 우리 회사에 적용하고 싶다면
관심사례에 추가하고 상담을 신청하면, 밸류인포가 구축 범위·기간·방법을 안내해 드립니다.
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