계약서 생성·관리 시스템
표준 계약서에 고객정보와 거래조건을 반영해 초안을 만들고 체결부터 만료까지 관리합니다.
이런 기업에 필요합니다
- 계약 건수가 늘면서 관리가 어려워진 기업
- 계약서를 담당자 개인이 보관하는 기업
- 자동연장·만료일을 놓친 경험이 있는 기업
- 표준 계약서를 수정해 쓰다가 조항이 빠지는 기업
- 법무 인력이 없거나 외부 자문에 의존하는 기업
기존 업무방식
- 1
표준 계약서 파일 열기
공유폴더의 표준 양식을 복사해 새 파일 생성
- 2
고객정보·거래조건 입력
회사명, 사업자번호, 금액, 기간을 본문 곳곳에서 찾아 수정
- 3
내부 검토
팀장·경영지원이 조항과 금액을 확인하고 수정 요청
- 4
고객 협의와 수정
이메일로 수정본을 주고받으며 여러 버전이 생성
- 5
날인·체결
인쇄·날인 후 우편 교환하거나 스캔본 교환
- 6
보관과 이후 관리
스캔 파일을 폴더에 저장하고 엑셀 대장에 수기 기록
- 현재 사용 도구
- 한글·워드 표준 계약서 파일, 이메일, 종이 계약서 캐비닛, 엑셀 계약대장
- 업무 담당자
- 영업 담당자와 경영지원 담당자
- 평균 처리시간
- 초안 작성 반나절, 체결까지 3일~2주
- 월간 처리건수
- 월 5~40건
기존 방식의 문제점
- 본문 곳곳의 고객정보를 손으로 고치다 일부가 이전 고객으로 남음
- 수정본이 여러 개 돌아다녀 어느 것이 최종본인지 불분명
- 표준 조항을 임의로 지우거나 빠뜨린 채 체결되는 위험
- 계약 만료·자동연장 시점을 놓쳐 갱신 협상 기회를 상실
- 계약서가 담당자 PC나 캐비닛에 흩어져 필요할 때 찾기 어려움
- 어떤 조건으로 계약했는지 집계하려면 계약서를 하나씩 열어봐야 함
자동화 업무흐름
계약 유형 선택
용역·공급·비밀유지 등 표준 계약서 종류를 선택
고객정보·거래조건 입력
견적 정보를 불러오거나 금액·기간·납품조건을 입력
계약서 초안 자동 생성
표준 조항에 입력값을 반영해 전체 본문 완성
AI 조항 점검
필수 조항 누락과 위험 조항, 특약 반영 여부를 자동 확인
내부 검토·승인
검토 의견을 화면에서 주고받고 승인 후 버전 확정
체결 처리
전자서명 또는 날인본 업로드로 체결 완료 등록
계약 이후 관리
만료·갱신·정산 시점을 자동 알림으로 관리
- 입력 데이터
- 계약 유형, 고객·사업자 정보, 금액·기간·납품조건, 특약사항, 표준 계약서 원문
- 출력 결과
- 계약서 초안과 확정본(PDF), 조항 점검 결과, 계약 대장과 만료 알림
시스템 주요기능
기대효과
정량효과
계약서 작성시간 단축
본문 수기 수정을 조건 입력 수준으로 축소
체결 소요기간 단축
검토·서명 흐름이 한 화면에서 진행되어 왕복 시간 감소
만료·갱신 누락 방지
사전 알림으로 통지 기한을 놓치는 사례 제거
계약 조회시간 단축
조건 검색으로 필요한 계약을 즉시 확인
정성효과
법적 위험 감소
필수 조항 점검으로 조항 누락 상태의 체결을 예방
계약 정보 자산화
흩어진 계약서가 검색 가능한 회사 자산으로 통합
담당자 변경 대응력 확보
인수인계 없이도 계약 상태와 이력을 파악 가능
구축 구성과 개발방식
기본형 구축범위
계약 유형별 표준 템플릿 관리 거래조건 입력 기반 계약서 초안 생성 필수 조항 점검 내부 검토·승인과 버전 관리 계약 대장과 만료 알림
확장형 구축범위
전자서명 서비스 연동으로 온라인 체결 견적 시스템 연동(견적 승인 → 계약 자동 생성) 고객 협의용 외부 공유 화면 계약 조건 통계와 갱신 대상 자동 추출 인지세·정산 일정 관리
- 개발 기술:
- Next.js, Supabase, Claude API
- 외부 연동:
- 전자서명 서비스, PDF 생성 라이브러리, 알림용 이메일·메신저, 사업자정보 조회(선택)
유사 사례
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