사내 문서검색 AI
사규, 매뉴얼, 보고서, 계약서를 한 번에 검색하고 출처와 함께 답을 알려 줍니다.
이런 기업에 필요합니다
- 공유폴더에 문서가 수천 건 쌓인 기업
- 같은 질문이 담당자에게 반복해서 들어오는 기업
- 규정·매뉴얼이 여러 버전으로 존재하는 기업
- 신규 입사자 교육에 시간이 많이 드는 기업
- 담당자 퇴사로 업무 지식이 사라진 경험이 있는 기업
기존 업무방식
- 1
폴더 탐색
공유폴더와 그룹웨어를 열어 파일명으로 짐작해 찾음
- 2
파일 하나씩 열어보기
비슷한 이름의 문서를 여러 개 열어 내용 확인
- 3
담당자에게 문의
못 찾으면 메신저로 경영지원·선임에게 질문
- 4
최신본 확인
찾은 문서가 현행 버전인지 다시 확인
- 5
필요 부분 발췌
문서에서 해당 조항이나 절차를 찾아 정리
- 현재 사용 도구
- 공유폴더, 사내 그룹웨어, 개인 PC, 메신저 문의
- 업무 담당자
- 각 부서 담당자, 문의 응대는 경영지원·인사
- 평균 처리시간
- 자료 하나 찾는 데 10분~반나절
- 월간 처리건수
- 직원당 주 수차례 문서 탐색
기존 방식의 문제점
- 파일명만으로는 내용을 알 수 없어 여러 문서를 열어봐야 함
- 같은 규정의 개정본이 여러 개라 어느 것이 현행인지 불분명
- 동일한 질문이 특정 담당자에게 계속 몰림
- PDF·스캔 문서는 내용 검색 자체가 되지 않음
- 담당자만 아는 정보가 문서로 남지 않아 퇴사 시 함께 사라짐
- 신규 입사자가 필요한 자료의 위치조차 알기 어려움
자동화 업무흐름
문서 수집·등록
공유폴더와 그룹웨어 문서를 시스템에 등록
문서 내용 색인
본문을 읽어 검색 가능한 형태로 정리하고 스캔 문서는 문자 인식 처리
권한·분류 설정
부서·직급별 열람 권한과 문서 분류 체계 적용
자연어 질문 입력
직원이 평소 말투로 궁금한 내용을 질문
AI 답변과 출처 제시
관련 문서 근거를 찾아 답변하고 원문 위치를 함께 표시
원문 확인
제시된 출처 문서를 바로 열어 해당 부분 확인
미해결 질문 축적
답을 찾지 못한 질문을 모아 문서 보완 대상으로 관리
- 입력 데이터
- 사규·매뉴얼·보고서·계약서 등 사내 문서, 문서 분류 체계, 부서·직급 권한 정보
- 출력 결과
- 질문에 대한 근거 기반 답변, 출처 문서와 위치, 자주 묻는 질문 집계
시스템 주요기능
기대효과
정량효과
자료 탐색시간 단축
폴더를 뒤지던 작업을 질문 한 번으로 대체
반복 문의 감소
규정·절차 문의가 담당자를 거치지 않고 해결
신규 입사자 적응기간 단축
필요한 자료를 스스로 찾을 수 있어 교육 부담 감소
구버전 참조 감소
현행 문서 우선 안내로 잘못된 규정 적용 예방
정성효과
조직 지식 자산화
흩어진 문서가 검색 가능한 회사 지식으로 통합
담당자 의존도 완화
특정 직원만 아는 정보가 조직 전체에 공유
업무 자율성 향상
직원이 스스로 근거를 확인하고 판단 가능
구축 구성과 개발방식
기본형 구축범위
문서 등록과 본문 색인 내용 기반 검색 자연어 질의응답과 출처 표시 부서·직급별 열람 권한 질문 이력 관리
확장형 구축범위
공유폴더·그룹웨어 자동 동기화 스캔 문서 문자 인식 처리 사내 메신저에서 바로 질문·답변 문서 개정 이력 관리와 최신본 자동 판정 부서별 전용 지식 공간 분리
- 개발 기술:
- Next.js, Supabase(pgvector), Claude API
- 외부 연동:
- 문자 인식(OCR) API, 사내 그룹웨어·클라우드 스토리지, 사내 메신저(선택)
유사 사례
이 업무자동화, 우리 회사에 적용하고 싶다면
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