세금계산서·영수증 정리
세금계산서와 영수증에서 거래처, 금액, 날짜, 부가세 정보를 자동으로 추출해 정리합니다.
이런 기업에 필요합니다
- 회계 담당자가 1~2명뿐인 기업
- 매월 마감 때마다 증빙 정리에 야근하는 기업
- 이메일·우편·홈택스로 증빙이 흩어져 들어오는 기업
- 부가세 신고 시기마다 누락 증빙을 찾느라 시간을 쓰는 기업
- 세무대리인에게 자료를 넘기는 과정이 번거로운 기업
기존 업무방식
- 1
증빙 수집
이메일 첨부, 홈택스 다운로드, 종이 영수증을 각각 따로 모음
- 2
내용 확인·입력
거래처명, 공급가액, 부가세, 발행일자를 눈으로 보고 엑셀에 옮겨 입력
- 3
분류·대조
매입·매출로 나누고 계좌 입출금이나 지출결의 내역과 대조
- 4
누락 확인
거래는 있는데 증빙이 없는 건을 찾아 거래처에 발행 요청
- 5
세무 자료 전달
정리한 엑셀과 스캔 파일을 세무대리인에게 전달하고 보관
- 현재 사용 도구
- 이메일 수신함, 홈택스 다운로드, 엑셀 정리표, 종이 파일철
- 업무 담당자
- 회계 담당자 또는 경영지원 겸직 직원
- 평균 처리시간
- 매입·매출 증빙 정리에 월말 며칠 집중 투입
- 월간 처리건수
- 월 수십~수백 건의 세금계산서와 영수증
기존 방식의 문제점
- 거래처명, 금액, 부가세를 한 건씩 눈으로 보고 옮겨 적는 단순 반복
- 숫자 오타 하나가 부가세 신고 금액 오류로 이어짐
- 증빙이 이메일·홈택스·종이로 흩어져 있어 수집부터 시간 소요
- 누락된 증빙을 신고 직전에야 발견해 급하게 발행 요청
- 거래처명이 사업자등록증과 다르게 표기되어 매칭이 어려움
- 과거 증빙을 다시 찾을 때 파일철을 일일이 뒤져야 함
자동화 업무흐름
증빙 일괄 등록
이메일 첨부파일, 스캔본, 촬영 이미지를 한 번에 업로드
문서 종류 판별
세금계산서, 계산서, 카드전표, 간이영수증을 자동 구분
핵심 정보 추출
거래처, 사업자번호, 발행일자, 공급가액, 부가세, 품목을 읽어냄
거래처 매칭·정규화
표기가 달라도 사업자번호 기준으로 동일 거래처를 하나로 통합
검증·이상 표시
부가세 계산 불일치, 중복 등록, 필수 항목 누락을 표시
담당자 확인·확정
표시된 건만 확인하고 나머지는 일괄 확정
정리표 생성·보관
기간별 매입·매출 정리표를 만들고 원본과 함께 보관
- 입력 데이터
- 세금계산서·계산서 PDF, 카드전표·영수증 이미지, 거래처 기본정보, 기존 거래 기록
- 출력 결과
- 구조화된 증빙 데이터, 기간별 매입·매출 정리표, 누락·이상 건 목록
시스템 주요기능
기대효과
정량효과
입력 작업 시간 단축
한 건씩 옮겨 적던 작업이 확인 위주로 축소
입력 오류 감소
숫자를 직접 타이핑하지 않아 오타로 인한 금액 오류가 줄어듦
누락 증빙 조기 발견
신고 직전이 아니라 상시로 누락 건을 확인
정성효과
마감 부담 분산
월말에 몰리던 정리 작업을 상시 처리로 전환
세무 자료 신뢰도 향상
일관된 형식의 정리표로 세무대리인과의 확인 과정이 간결해짐
증빙 보관 체계화
원본과 데이터가 함께 검색 가능한 형태로 축적
구축 구성과 개발방식
기본형 구축범위
증빙 일괄 업로드와 종류 판별 거래처·금액·날짜·부가세 자동 추출 사업자번호 기준 거래처 통합 부가세 검산과 중복 검출 기간별 매입·매출 정리표 생성
확장형 구축범위
이메일 수신함 자동 수집 홈택스 자료 정기 대사 계좌 입출금 내역과 자동 대조 회계프로그램 전표 자동 생성 세무대리인 자료 전달 자동화
- 개발 기술:
- Next.js, Supabase, Claude API
- 외부 연동:
- OCR·문서인식 API, 사업자등록정보 조회 API(선택), 메일 수신 연동(선택)
유사 사례
지출결의 및 승인 시스템
지출내용과 영수증을 등록하면 비용항목을 자동 분류하고 결재선에 따라 승인절차를 진행합니다.
관련 부서: 경영지원, 재무·회계, 전 부서
예산 대비 실적 분석
수립한 예산과 실제 지출을 비교해 차이와 초과 항목을 자동으로 분석하고 알려줍니다.
관련 부서: 재무·회계, 경영지원, 경영진, 각 사업부
이 업무자동화, 우리 회사에 적용하고 싶다면
관심사례에 추가하고 상담을 신청하면, 밸류인포가 구축 범위·기간·방법을 안내해 드립니다.
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