지출결의 및 승인 시스템
지출내용과 영수증을 등록하면 비용항목을 자동 분류하고 결재선에 따라 승인절차를 진행합니다.
이런 기업에 필요합니다
- 종이 또는 엑셀로 지출결의서를 처리하는 기업
- 결재자가 자리에 없으면 승인이 멈추는 기업
- 영수증 분실이나 첨부 누락이 잦은 기업
- 부서별 비용을 월말에야 파악하는 기업
- 지출 기준이 사람마다 다르게 적용되는 기업
기존 업무방식
- 1
지출결의서 작성
직원이 엑셀 양식을 내려받아 항목과 금액을 직접 입력
- 2
영수증 첨부
종이 영수증을 출력물에 풀로 붙이거나 사진을 찍어 메일에 첨부
- 3
결재 요청
팀장·임원에게 순서대로 찾아가거나 메일로 승인 요청
- 4
경영지원 검토
계정과목과 증빙을 확인하고 반려 또는 승인 처리
- 5
지급 및 장부 기록
이체 후 회계 장부와 엑셀 대장에 수기로 옮겨 적음
- 현재 사용 도구
- 엑셀 지출결의서 양식, 종이 결재, 이메일·메신저 승인 요청
- 업무 담당자
- 지출 신청 직원과 경영지원 담당자
- 평균 처리시간
- 작성부터 최종 승인까지 며칠씩 소요
- 월간 처리건수
- 직원 1인당 월 수 건, 전사 기준 수십~수백 건
기존 방식의 문제점
- 결재자가 출장·휴가 중이면 승인이 며칠씩 지연
- 계정과목을 신청자가 임의로 골라 회계 담당자가 매번 수정
- 영수증 누락과 분실로 증빙 보완 요청이 반복
- 지금 어느 단계에 머물러 있는지 신청자가 알 수 없음
- 부서별·항목별 지출 현황을 월말 마감 전까지 파악 불가
- 동일한 성격의 지출이 부서마다 다른 항목으로 처리됨
자동화 업무흐름
지출 내용 등록
금액, 사용처, 사유를 입력하고 영수증 이미지를 첨부
영수증 정보 자동 추출
첨부한 영수증에서 상호, 날짜, 금액을 읽어 입력값과 대조
비용항목 자동 분류
사용처와 사유를 분석해 계정과목과 비용 성격을 제안
규정 검토
한도 초과, 증빙 누락, 중복 청구 여부를 등록 시점에 확인
결재선 자동 지정
금액 구간과 부서에 따라 승인자를 자동 배정하고 알림 발송
승인·반려 처리
승인자가 모바일에서 내용과 영수증을 확인하고 처리
지급 대상 확정·집계
승인 건을 지급 목록으로 모으고 부서별 지출 현황에 반영
- 입력 데이터
- 지출 금액·사용처·사유, 영수증 이미지 또는 PDF, 부서·직급 정보, 결재 규칙
- 출력 결과
- 승인 완료된 지출결의 건, 지급 대상 목록, 부서별·항목별 지출 집계표
시스템 주요기능
기대효과
정량효과
승인 소요기간 단축
며칠 걸리던 결재가 모바일 승인으로 당일 처리 가능
회계 수정 작업 감소
계정과목이 자동 제안되어 담당자의 재분류 작업이 줄어듦
증빙 보완 요청 감소
등록 시점에 누락을 잡아 반려와 재신청 횟수 축소
정성효과
지출 기준의 일관성
부서와 담당자가 달라도 동일한 규정이 자동 적용
지출 투명성 확보
누가 언제 무엇을 승인했는지 이력이 남아 감사 대응이 수월
신청자 스트레스 완화
결재자를 찾아다니거나 진행 상황을 묻지 않아도 됨
구축 구성과 개발방식
기본형 구축범위
지출결의 등록과 영수증 첨부 영수증 정보 자동 추출 비용항목 자동 분류 제안 금액 구간별 결재선 자동 지정 승인·반려 처리와 알림 부서별 지출 현황 조회
확장형 구축범위
법인카드 사용내역 자동 연동 회계프로그램 전표 내보내기 예산 잔액 실시간 차감 표시 규정 위반 패턴 분석 리포트 반복 지출 정기 신청 자동화
- 개발 기술:
- Next.js, Supabase, Claude API
- 외부 연동:
- OCR·문서인식 API, 사내 메신저 알림(선택), 회계프로그램 연동(선택)
유사 사례
예산 대비 실적 분석
수립한 예산과 실제 지출을 비교해 차이와 초과 항목을 자동으로 분석하고 알려줍니다.
관련 부서: 재무·회계, 경영지원, 경영진, 각 사업부
이 업무자동화, 우리 회사에 적용하고 싶다면
관심사례에 추가하고 상담을 신청하면, 밸류인포가 구축 범위·기간·방법을 안내해 드립니다.
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